OBSERVACIONES Y CONCLUSIONES DEL
INFORME DE AUDITORIA
OBSERVACIONES DE AUDITORIA
OBSERVACIONES DE AUDITORIA
Se entiende por
"observaciones de una auditoría" como el apartado del informe de
auditoría que el auditor aprovecha para dejar constancia de las oportunidades
de mejora, de los riesgos para la calidad que pueden convertirse en no
conformidades futuras, o de cualquier otro detalle que haya observado y le
parece relevante registrar
Propiedades de
una observación de Auditoria: Una de las maneras de analizar la naturaleza de una
observación de auditoria consiste en considerar el proceso que seguimos para
examinar cuidadosamente la información obtenida en el curso de la auditoria
Consideramos que una observación de auditoria tiene los siguientes atributos:
•
Condición
•
Criterio
•
Efecto
•
Causa
•
Recomendación
Una observación de auditoria bien confeccionada no
solo constará de estos cinco atributos, sino que será redactada de tal manera
que cada uno de ellos se distinga de los demás. Los lectores de nuestros
informes no experimentarán ninguna dificultad para entender lo que hallamos, lo
que pensamos de lo hallado, cual es su efecto, por que sucedió y como
consideramos que debe corregirse.
Condición (lo que es) Es la
situación actual encontrada por el auditor con respecto a una operación,
actividad o transacción. Refleja el grado que los “criterios” están siendo logrados.
CRITERIO (lo que debe ser) “Lo que debería ser” el CRITERIO. Estos dos
conceptos son los primeros dos atributos básicos de una observación de
auditoria. El criterio que empleamos para juzgar nuestra declaración de
condición requiere de mucha experiencia y discernimiento
El criterio varía enormemente
según los objetivos de la auditoria
•
Tenemos
un amplio margen para escoger no sólo el criterio mas adecuado sino también el
grado de especificidad y modo de tratar al sujeto de auditoria en nuestro
informe.
•
Claro
está, cuando mas nos apartamos de las fuentes autorizadas externas para
fundamentar nuestro criterio, mayor será la controversia provocada por nuestra
observación de auditoria.
•
En estas
situaciones es importante tener en cuenta que nosotros asumimos la carga y la
obligación de convencer al lector de nuestro informe de la validez y cordura de
nuestro propio criterio.
Efecto - ( la diferencia entre lo que es y lo que
debe ser) Habiendo identificado la diferencia por el método de comparación, a
continuación nos preguntamos, ¿Qué significa todo esto?. Hemos establecido una
diferencia entre “lo que es” y “lo que debe ser”; pero, ¿Qué importancia tiene?
¿Cuál ha sido, o pudo haber sido el EFECTO de esta diferencia?.
Si el efecto es significativo, tendremos que
informar. Si la diferencia carece de materialidad o significado práctico es
posible que no tengamos nada que informar o dar a conocer; siendo recomendable
discutirlo con la administración y conseguir que sea implementado durante la
ejecución de la auditoria, en cuyo caso solo se incluirá como un comentario en
nuestro informe final.
El efecto real o potencial es:
1. Cuantificable en dinero u otra
unidad de medida.
2. Ineficiencia de los recursos
humanos, materiales o financieros.
3. Violación de disposiciones
generales.
4. Inefectividad en el trabajo (no
se están realizando como fueron planeados o lo mejor posible).
5. Gastos indebido.
6. Control inadecuado de recursos o actividades.
7. Inseguridad de que el trabajo se
esté realizando debidamente.
8. Desmolarización del personal.
9. Atentar contra el logro de los
objetivos de la entidad.
Causa (el porqué sucedió) Si el
informe de auditoria (que no es un simple informe de errores sino mas bien un
abrir de camino que conduzca a operaciones satisfactorias en el futuro) ha de
ser constructivo, la observación de auditoria no podrá consistir en sólo los
tres atributos, hasta aquí mencionados. Deberemos identificar y explicar las
razones de la diferencia entre lo que es y lo que debiera ser. De modo
contrario, ¿cómo puede iniciarse una acción correctiva apropiada?
Una observación de auditoria no
encuentra plena expresión a menos que contenga información relativa a la causa
de la discrepancia. Debemos quedar satisfechos y respondernos la pregunta:
¿Que está ocasionando la
existencia de este problema?
1. Falta de capacitación,
comunicación o conocimiento de los requisitos.
2. negligencia o descuido.
3. Normas inadecuadas, inexistentes,
obsoletas o imprácticas.
4. Falta de honestidad.
5. Falta de supervisión adecuada.
6. Falta de delegación de autoridad.
7. Auditoria en forma deficiente.
Recomendación Habiendo identificado la causa, el
siguiente paso lógico es considerar el tipo de acción que deberá tener lugar
para eliminar o reducir al mínimo la posibilidad de que se repita la situación
que consideramos negativa En caso de no ser posible recomendar un método
especifico o indicar el mejor método de lograr una acción correctiva, es
apropiado formular una recomendación o sugerencia mas general para solucionar
el problema.
RECOMENDACIONES DE AUDITORIA
Las recomendaciones que presenta el auditor, luego
de terminar de examinar el conjunto de operaciones y actividades de la empresa
o entidad, las considera como sugerencias positivas que tienen por finalidad la
solución de los problemas para ayudar a la eficiencia de la administración. Las
recomendaciones estarán orientadas a la mejor utilización de los recursos
humanos, materiales y financieros de la empresa o entidad auditada.
Constituyen el resumen de las Observaciones sobre
las irregularidades y deficiencias que son el producto del juicio profesional
del auditor. Las Conclusiones serán objetivas, basadas en hechos reales y
adecuadamente respaldadas en los Papeles de Trabajo.
La importancia de las recomendaciones en que cumple
uno de los fines de la auditoría, es decir, enmendar los errores que se vienen
cometiendo que no son observados por los empresarios o funcionarios.
Las recomendaciones son dirigidas al titular de la
organización examinada a fin de que provea lo conveniente para su cumplimiento.
Las recomendaciones del auditor serán presentadas en el Informe de Auditoría,
en forma ordenada, considerando el grado de importancia de acuerdo a la
presentación de las Conclusiones.
CONCLUSIONES DE AUDITORIA
Las conclusiones son enumeradas y presentadas en
orden de importancia haciendo mención, si fuera necesario del nombre de los
responsables que han incurrido en falta.
El auditor
formulara la conclusión a la que
se llego después
de haber practicado
el examen de auditoría interna
para determinar si las operaciones y las cifras
que reflejan los estados
financieros estén presentadas razonablemente.
Así como también se evaluara los procesos, los controles
internos, y el cumplimiento de
las políticas y procedimientos,
obligaciones tributarias y legales.
Ejemplo de redacción de una conclusión.
Después de
aplicar nuestros procedimientos de
auditoría podemos concluir
que se detecta
una buena conciencia
de control cumpliendo
con políticas y
procedimientos girados por la
administración, así como
también se cumple
con los controles establecidos de forma efectiva y
eficientemente, sin embargo, se debe poner énfasis en mejorar el control de
entradas y salidas del personal, así como también en no delegar la
recepción de mercadería a
vendedores, siendo ésta
responsabilidad exclusiva de
Jefe del almacén
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