NIA 210 TERMINOS DEL TRABAJO DE AUDITORIA

NIA 210

TERMINOS DEL TRABAJO DE AUDITORIA

Introducción

1.    El propósito de esta Norma Internacional de auditoría (NIA) es establecer normas y dar lineamientos sobre:

a.        El acuerdo de los términos del trabajo con el cliente; y

b.        La respuesta del auditor a una petición de un cliente para cambiar los términos de un trabajo por otro que brinda un nivel más bajo de certidumbre.

2.    El auditor y el cliente deberán acordar los términos del trabajo.  Los términos convenidos necesitarían ser registrados en una carta compromiso de auditoría u otra forma apropiada de contrato.

3.    Esta NIA pretende ayudar al auditor en la preparación de cartas compromiso relativas a auditorías de estados financieros. Los lineamientos son también aplicables a servicios relacionados. Cuando se ha de prestar otros servicios como servicios de asesoría sobre impuestos, contabilidad, o administración, puede ser apropiado emitir cartas por separado.

4.    En algunos países, el objetivo y alcance de una auditoría y las obligaciones del auditor son establecidas por la ley. Aún en esas situaciones el auditor puede todavía encontrar que las cartas compromiso son informativas para sus clientes.

Cartas compromiso de auditoría

5.    Conviene a los intereses tanto del cliente como del auditor que el auditor envíe una carta compromiso, preferiblemente antes del inicio del trabajo, para ayudar a evitar malos entendidos respecto del trabajo. La carta compromiso documenta y confirma la aceptación del nombramiento por parte del auditor, el objetivo y alcance de la auditoría, el grado de las responsabilidades del auditor hacia el cliente y la forma de cualesquier informes.

Contenido principal

6.    La forma y contenido de las cartas compromiso pueden variar para cada cliente, pero generalmente incluirían referencia a:

•     El objetivo de la auditoría de estados financieros.

•     Responsabilidad de la administración por los estados financieros.

•     El alcance de la auditoría, incluyendo referencia a legislación aplicable, reglamentos, o pronunciamientos de organismos profesionales a los cuales se adhiere el auditor.

•     La forma de cualesquier informes u otra comunicación de resultados del trabajo.

•     El hecho de que, a causa de la naturaleza de prueba (pruebas selectivas) y otras limitaciones inherentes de una auditoría, junto con las limitaciones inherentes de cualquier sistema de contabilidad y control interno, hay un riesgo inevitable de que aún algunas representaciones erróneas sustanciales puedan permanecer sin ser descubiertas.

•     Acceso sin restricción a cualesquier registros, documentación y otra información solicitada en conexión con la auditoría.

7.    El auditor puede también desear incluir en la carta:

•     Arreglos respecto de la planeación de la auditoría.

•     Expectativa de recibir de la administración una confirmación escrita referente a las representaciones hechas en conexión con la auditoría.

•     Petición al cliente de confirmar los términos del trabajo acusando recibo de la carta compromiso.

•     Descripción de cualesquiera otras cartas o informes que el auditor espere emitir para el cliente.

•     Bases sobre las que se calculan los honorarios y cualesquier arreglos para facturación.

8.    Cuando se considere importante, pudieran señalarse los siguientes puntos:

•     Arreglos concernientes a la involucración de otros auditores y expertos en algunos aspectos de la auditoría.

•     Arreglos concernientes a la involucración de auditores internos y algún otro personal del cliente.

•     Arreglos por hacer con el auditor precursor, si hay uno, en el caso de una auditoría inicial.

•     Cualquiera restricción de la responsabilidad del auditor cuando exista tal posibilidad.

•     Una referencia a cualesquier acuerdos adicionales entre el auditor y el cliente.

En el apéndice se expone un ejemplo de una carta compromiso de auditoría.

Auditorías de componentes

9.    Cuando el auditor de una entidad tenedora (o controladora) es también el auditor de su subsidiaria, rama o división (componente), los factores que influyen en la decisión de si hay que mandar una carta compromiso por separado al componente, incluyen:

•     Quién nombra al auditor del componente..

•     Si debe emitirse un dictamen de auditoría sobre el componente por separado.

•     Requisitos legales..

•     El grado de cualquier trabajo desempeñado por otros auditores.

•     Proporción en que la tenedora es propietaria.

•     Grado de independencia de la administración del componente.

Auditorías recurrentes

10. En las auditorías recurrentes, el auditor deberá considerar si las circunstancias requieren que los términos del trabajo sean revisados y si hay necesidad de recordarle al cliente los términos existentes del trabajo.

11. El auditor puede decidir no mandar una nueva carta compromiso cada periodo. Sin embargo, los siguientes factores pueden hacer apropiado el mandar una nueva carta:

•     Cualquiera indicación de que el cliente malentiende el objetivo y alcance de la auditoría.

•     Cualesquier términos del trabajo revisados o especiales.

•     Un cambio reciente de alta gerencia, consejo de directores, o propiedad.

•     Un cambio importante en la naturaleza o tamaño del negocio del cliente.

•     Requisitos legales

Aceptación de un cambio en el trabajo

12. Un auditor a quien se pide, antes de la terminación del trabajo, que cambie el trabajo a uno que proporcione un nivel más bajo de certidumbre, deberá considerar si es apropiado hacerlo.

13. Una petición de un cliente para que el auditor cambie el trabajo puede ser resultado de un cambio en las circunstancias que afectan la necesidad del servicio, un malentendido en cuanto a la naturaleza de una auditoría o servicio relacionado originalmente solicitado, o una restricción sobre el alcance del trabajo, ya sea impuesta por la administración o causada por las circunstancias. El auditor debe considerar cuidadosamente la razón dada para la petición, particularmente las implicaciones de una restricción sobre el alcance del trabajo.

14. Un cambio en las circunstancias que afecta los requerimientos de la entidad o un malentendido concerniente a la naturaleza del servicio originalmente pedido sería ordinariamente considerado una base razonable para pedir un cambio en el trabajo. En contraste, un cambio no sería considerado razonable si mostrara que el cambio se refiere a información que es incorrecta, incompleta, o de algún otro modo insatisfactoria.

15. Antes de convenir en cambiar un trabajo de auditoría a un servicio relacionado, un auditor que fue contratado para desempeñar una auditoría de acuerdo a Normas Internacionales de Contabilidad (NICs) debe considerar, además de los asuntos anteriores. Cualesquiera implicaciones legales o contractuales del cambio.

16. Si el auditor concluye, que hay justificación razonable para cambiar el trabajo y si el trabajo de auditoría desarrollado cumple con las NIAs aplicables al trabajo cambiado, el dictamen emitido sería el apropiado para los términos revisados del trabajo. Para evitar confusiones al lector, el dictamen no incluiría referencia a:

a.    El trabajo original; o

b.    Cualesquier procedimientos que puedan haber sido desempeñados en el trabajo original, excepto donde el trabajo sea cambiado a un trabajo para llevar a cabo procedimientos convenidos y así. la referencia a los procedimientos desempeñados es una parte normal del dictamen.

17. Donde los términos del trabajo son cambiados, el auditor y el cliente deberán estar de acuerdo sobre los nuevos términos

18. El auditor no deberá estar de acuerdo con un cambio de trabajo donde no hay justificación razonable para hacerlo.   Un ejemplo podría ser un trabajo de auditoría donde el auditor no puede obtener suficiente evidencia de auditoría apropiada respecto de cuentas por cobrar y el cliente pide que el trabajo sea cambiado a un trabajo de revisión para evitar una opinión de auditoría calificada o una abstención de opinión.

19. Si el auditor no puede estar de acuerdo con un cambio del trabajo y no se le permite continuar el trabajo original, el auditor deberá retirarse y considerar si hay alguna obligación, ya sea contractual o de otro tipo, de reportar a otras partes, como el consejo de directores o de accionistas, las circunstancias que hacen necesario el retiro.

Perspectiva del Sector Público

1.    El propósito de la carta compromiso es informar al auditado sobre la naturaleza del trabajo y clarificar las responsabilidades de la partes involucradas. La legislación y reglamentos que gobiernan las operaciones de las auditorías del sector público generalmente ordenan el nombramiento de un auditor del sector público y puede no ser una práctica común el uso de cartas compromiso de auditoría. No obstante, puede ser útil a ambas partes, una carta que exponga la naturaleza del trabajo o que reconozca un trabajo no indicado en el mandato legislativo. Los auditores del sector público tienen que considerar seriamente la emisión de cartas compromiso de auditoría cuando se hagan cargo de una auditoría.

2.    Los párrafos 12 a 19 de esta NIA tratan de la acción que un auditor del sector privado puede realizar cuando hay intentos de cambiar un trabajo de auditoría a uno que proporcione un nivel más bajo de seguridad. En el sector público pueden existir requisitos específicos dentro de la legislación que gobierna el mandato de auditoría; por ejemplo, puede requerirse al auditor que reporte directamente a un ministro, a la legislatura o al público si la administración (incluyendo al jefe de departamento) intenta limitar el alcance de la auditoría.

Apéndice: Ejemplo de una carta compromiso de auditoría

La siguiente carta es para uso como una guía conjuntamente con las consideraciones señaladas en esta NIA y necesitará variar de acuerdo a los requerimientos y circunstancias individuales.

Al Consejo de Administración o al representante apropiado de la alta gerencia:

Ustedes nos han solicitado que auditemos el balance general de fecha.... y los estados relativos de resultados y flujos de efectivo por el año que termina en esa fecha. Por medio de la presente, tenemos el agrado de confirmar nuestra aceptación y nuestro entendimiento de este compromiso. Nuestra auditoría será realizada con el objetivo de que expresemos una opinión sobre los estados financieros.

Efectuaremos nuestra auditoría de acuerdo con Normas Internacionales de Auditoría (o normas o prácticas nacionales relevantes). Dichas NIAs requieren que planeemos y desempeñemos la auditoría para obtener una certeza razonable sobre si los estados financieros están libres de representaciones erróneas importantes. Una auditoría incluye el examen, sobre una base de pruebas, de la evidencia que soporta los montos y revelaciones en los estados financieros. Una auditoría también incluye evaluar los principios contables usados y las estimaciones importantes hechas por la gerencia, así como evaluar la presentación global del estado financiero.

En virtud de la naturaleza comprobatoria y de otras limitaciones inherentes de una auditoría, junto con las limitaciones inherentes de cualquier sistema de contabilidad y control interno, hay un riesgo inevitable de que aún algunas representaciones erróneas importantes puedan permanecer sin ser descubiertas.

Además de nuestro dictamen sobre los estados financieros, esperamos proporcionarle una carta por separado, referente a cualesquiera debilidades sustanciales en los sistemas de contabilidad y control interno que vengan a nuestra atención.

Les recordamos que la responsabilidad por la preparación de los estados financieros incluyendo la adecuada revelación, corresponde a la administración de la compañía. Esto incluye el mantenimiento de registros contables y de controles internos adecuados, la selección y aplicación de políticas de contabilidad, y la salvaguarda de los activos de la compañía. Como parte del proceso de nuestra auditoría, pediremos de la administración confirmación escrita referente a las representaciones hechas a nosotros en conexión con la auditoría.

Esperamos una cooperación total con su personal y confiamos en que ellos pondrán a nuestra disposición todos los registros, documentación, y otra información que se requiera en relación con nuestra auditoría. Nuestros honorarios que se facturarán a medida que avance el trabajo, se basan en el tiempo requerido por las personas asignadas al trabajo más gastos directos. Las cuotas por hora individuales varían según el grado de responsabilidad involucrado y la experiencia y pericia requeridas.

Esta carta será efectiva para años futuros a menos que se cancele, modifique o substituya.

Favor de firmar y devolver la copia adjunta de esta carta para indicar su comprensión y acuerdo sobre los arreglos para nuestra auditoría de los estados financieros.

XYZ y Cía.

Acuse de recibo a nombre de ABC y Cía.

(firmada)
......................
Nombre y título

Fecha

LA REDACCION DEL INFORME TECNICO

La redacción del informe

El proceso de redacción

Con la indagación previa realizada, se comienza a redactar el informe. Para ello se deben considerar algunos aspectos de relevancia como son los siguientes: todo informe debe contener un objetivo general y un determinado número de objetivos específicos. Ellos deben ser redactados de tal manera que al desarrollar el trabajo, no queden aspectos importantes sin tratar.

El objetivo general se refiere al propósito del tema que se informa o del problema estudiado. Está constituido por el qué de la materia, el cómo se trata y el para qué se trata. Es la guía que brinda los elementos básicos, de ahí que debe ser sólidamente fundamentado. Los objetivos específicos se derivan del objetivo general; son guías esenciales para alcanzar lo propuesto en aquel.

Lo deseable es que de los objetivos se puedan extraer algunos indicadores de carácter verificable, con lo cual se evita el riesgo de las generalizaciones en el momento de desarrollarlos.

La justificación

Los informes tienen su origen en una necesidad (petición, respuesta a un problema, observación...) De ahí que se necesita redactar una justificación del porqué se está presentando. En la justificación se incluye el propósito (objetivo general) y los objetivos específicos. La justificación contiene el marco de referencia y las ideas de lo que se va a tratar en su desarrollo. Este apartado es una referencia a lo que contiene el cuerpo del trabajo, teniendo como norte atraer la atención del destinatario y de cualquier posible lector. Es el inicio de un pensamiento, y como tal, debe ser lógico, congruente y sintácticamente bien elaborado. La concatenación de las ideas se construye desde el inicio. La concatenación es sinónimo de congruencia de pensamiento, de unión de partes y de síntesis. Es sinónimo de conocimiento suficiente del uso de tiempos verbales, personas gramaticales, periodos, datos, hechos y citas.

La justificación es un esfuerzo para plantear, desde un inicio, los hechos de modo claro y sencillo, sin perder por ello la rigurosidad técnica que lo respalda. Es una forma de crear una orientación que guía al lector sobre el propósito del informe y su pertinencia en tiempo y espacio.

El desarrollo

Realizada la justificación, el informe continúa con el desarrollo de los objetivos planteados al inicio. En el desarrollo se deben tener en cuenta los objetivos, para que el texto trate en extenso lo que dijo que iba a tratar. Este apartado ha de ser congruente, lo cual significa que las ideas se deben presentar debidamente concatenadas.

Una idea debe explicarse por sí misma; no hay que dar nada por entendido. La fundamentación de cada idea es la base de una construcción sólida del mensaje. Cada párrafo ha de contener una idea desarrollada en forma lógica y por tanto bien sustentada.

El desarrollo es la sucesión de ideas para llegar a un propósito determinado. Es aquí en donde el dato verificable, la indagación bibliográfica y con personas conocedoras del tema cobran relevancia, puesto que forman parte de las fuentes que apoyan el criterio expresado.

Es necesario el ejercicio de la creatividad para no caer en redundancias, juicios de valor, exposición de datos sin mayores relaciones con el texto y la falta de síntesis.

El desarrollo es el corpus del trabajo, de tal modo que dentro del texto debe ser adecuadamente distribuido; en este sentido el esquema que se elaboró al inicio cobra relevancia como una guía para no dejar por fuera elementos que pueden ser importantes.

Un desarrollo lógico permite una mayor identificación por parte del lector con la exposición de las ideas presentadas en el texto.

La combinación de hechos, la reelaboración de ellos en forma de ideas y la síntesis, son elementos consustanciales del desarrollo del informe. El uso adecuado de las referencias, cuando se requieran, forma parte de un hilo conductor de la exposición.

Se puede haber recogido muchos datos, pero al momento de expresarlos y combinarlos no se aprovechan al máximo, precisamente porque falla la concatenación o el pensamiento lógico para combinar, sintetizar e interpretar. Muchas veces ante el cúmulo de datos, quien debe interpretarlos se obnubila, a pesar del esfuerzo que haya puesto para recopilarlos. Ello suele suceder por la falta de un esquema lógico de exposición.

La redacción final

El orden lógico se refiere a la concatenación de cada una de las partes componentes del documento y a la claridad de exposición en el momento de desarrollar el pensamiento. Dentro de ese orden lógico intervienen la existencia de subtítulos o apartados dentro de su exposición, los cuales corresponden a la idea general o tema específico tratado.

La coherencia, como parte fundamental de ese orden lógico, se basa en que haya consistencia en lo escrito. La consistencia inicia por la propiedad en el uso de los vocablos o expresiones, especialmente cuando se refiere a alguna rama especializada del conocimiento o del quehacer laboral. Es consistente cuando las citas corresponden y refuerzan el propio pensamiento o tesis planteada. Las citas nunca deben suplantar el punto de vista de quien redacta, sino que son el refuerzo de la exposición de una idea.

También adquiere grado de consistencia cuando la sintaxis está bien empleada. Se requiere cuidar los giros idiomáticos como el uso adecuado de los tiempos y las personas gramaticales; así como la construcción de las oraciones y la de los párrafos. La comunicación escrita es fondo y forma y el uno y la otra se complementan.

Un informe guarda el orden lógico iniciando por la estructura de sus apartados, la lógica de la exposición, el uso de fuentes y su combinación, el desarrollo del pensamiento, el método en que se basa, la sintaxis apropiada y la bibliografía consultada y citada.

Diversos tipos de redacción

La redacción es muy personal; depende de la habilidad de quien redacte. Sin embargo podemos distinguir informes, más por su forma de redacción, como por su contenido. El contenido del informe está caracterizado por la materia de la cual trata: un informe de Auditoría, difiere de un informe de Jurídicos. Un informe de Trabajo Social difiere de uno de Ingeniería. ¿Qué es lo que diferencia a uno del otro?

Podría decirse que una diferencia esencial es el lenguaje de cada una de esas materias del quehacer profesional. Cada disciplina tiene un lenguaje determinado, una jerga, que la diferencia de otra. El profesional de una determinada disciplina emplea términos y estructuras propias del lenguaje de su especialidad. En el lenguaje hablado, este uso de términos específicos hace que, aunque sepamos que se está hablando el idioma español, no nos podamos involucrar íntegramente en una conversación. Los giros técnicos son términos especializados para especialistas en la materia y eso está bien, por cuanto cada disciplina tiene un cuerpo específico de conocimientos que se ampara y que se comunica precisamente en un lenguaje propio.

Por eso cuando nos enfrentamos a un escrito jurídico, sabemos que es de esta rama del conocimiento, porque quien lo presenta lo hace a partir de una serie de conocimientos acumulados que se expresan mediante una serie de giros técnicos especializados. Estos escritos están conformados por doctrina jurídica en la cual se basa el acto de comunicación. Es común ver en ellos análisis de leyes, convenios, tratados, jurisprudencia, filosofía del derecho y temas de similar naturaleza, para desarrollar el pensamiento de quien hace la exposición escrita. La fundamentación de ideas para desarrollar una tesis, es la base esencial de este tipo de escritos, como lo es para cualquier otro tipo de comunicación de carácter especializado.

Un informe producto de una evaluación, es una exposición de hechos a partir de la indagación que se realiza de una situación determinada. Es de carácter temporal, es decir, que lo presentado se refiere al análisis de hechos en un periodo determinado. Dentro de esta temporalidad el informe puede indagar sobre la legalidad de un acontecimiento específico, confrontado con el cuerpo normativo existente. El análisis documental, es básico dentro de este tipo de actuación, por ser el documento la vía en la que se expresa un determinado acto. La consulta a personas también queda expresada en el informe de este tipo, y esta busca indagar a profundidad el hecho analizado. Los informes financieros, las estadísticas, actas y otros documentos, forman parte también de las fuentes de esta clase de comunicación. Por lo mismo, también estos documentos tienen su lenguaje particular, el cual se encuentra en el cuerpo de normas que analiza (leyes, reglamentos, decretos, acuerdos, convenios, etc.) de carácter legal, la parte administrativa que los sustenta, la financiera y de cualquiera otra disciplina que intervenga en el análisis.

Uno de los elementos importantes de este tipo de informes, son las recomendaciones contenidas en él, las cuales se han de derivar del análisis específico realizado. Estas, como se dijo anteriormente, han de tener el carácter de pertinentes pues se deben fundamentar en hechos objetivos y por tanto verificables. La pertinencia es la que le da solidez a esta comunicación, por el carácter vinculante que pudieran tener.

De los informes evaluativos también se tienen aquellos relacionados con la evaluación de proyectos, sea que esta se realice antes de iniciar el proyecto, durante su ejecución o después de haberlo finalizado. Los entendidos en la materia denominan a estas fases como evaluación ex- ante, durante y ex-post. La evaluación de proyectos es toda una disciplina con sus fundamentos específicos y ella puede ser tanto económica como social.

El informe financiero también tiene sus particulares características. Se fundamenta en cifras económicas, contables y financieras, para explicar una serie de razones. A estas razones se les llama razones financieras.

El informe financiero tiene particularidades específicas que dominan los técnicos en la materia. Dentro de estos informes se exponen, por ejemplo, datos relativos a la actividad de la empresa (actividad principal, características del mercado, participación en el mercado, competencia, análisis histórico de las ventas y proyección de ventas e ingresos) Estos informes contienen el balance de la situación y el estado de los resultados, a partir de los cuales se pueden derivar las razones financieras, algunas de ellas conocidas como razón de apalancamiento, razón de endeudamiento, razón de liquidez y razón de rentabilidad, entre otras.

El informe financiero se nutre del lenguaje de las matemáticas financieras y de términos económicos, lo cual hace la particularidad de este tipo de comunicación. Del análisis y la interpretación de los datos en él contenidos, depende la exposición que realice quien lo plantea. En este tipo de informes, el dominio del análisis y de la interpretación juegan un papel importante, en razón de tomar decisiones de carácter económico.

Un informe de las ciencias de la salud, también tiene sus particularidades. La jerga, como la jurídica, la financiera, la económica o las de las ingenierías, tiene sus giros específicos. Este tipo de informes, por lo general se refieren a investigaciones realizadas en el campo de situaciones individuales o colectivas de la salud y son formas de reportar avances en un área específica de las ciencias aplicadas. Por lo general son el resultado de múltiples observaciones y verificaciones provenientes. del ejercicio de la investigación y que se apoyan en métodos estadísticos, demográficos, epidemiológicos y de comprobación en laboratorio.

El informe de carácter social (estudio sociológico; estudio de casos...) tiene también su cuerpo de conocimientos que lo diferencia de cualquier otro de los aquí señalados. Las ciencias sociales han aportado al desarrollo del conocimiento importantes teorías para explicar los fenómenos sociales, que también se expresan a partir de determinadas técnicas de intervención y de giros idiomáticos propios. Los fenómenos de naturaleza social, también tienen referentes específicos en el momento de ser comunicados por medios orales o escritos, los cuales son extraídos de la estricta verificación de los datos de una realidad específica.

Cualquiera que sea la disciplina, el informe contiene elementos comunes indisolubles: el marco teórico o de referencia en que se basan los conocimientos, la objetividad nacida de la evidencia, el método lógico de análisis, la referencia documentada y la capacidad de interpretación de quien lo realiza, entre otras características de especial importancia.

Independientemente de la materia que trate el informe, la característica común es la objetividad del análisis, la cual surge del método de trabajo que se emplee.

El momento de redactar

En muchas ocasiones el acto de redactar depende de nuestro propio estado de ánimo o de las circunstancias apropiadas para hacerlo. Es posible que el tema a tratar no concuerde en ese momento preciso con nuestra voluntad de ejercer un pensamiento lógico para desarrollarlo. En otras ocasiones sí estamos dispuestos a desarrollar el trabajo, pero existen interrupciones en el ambiente que no lo permiten, como por ejemplo querer redactar dentro de una sala ruidosa.

Si no existen los medios apropiados para redactar o el estado de ánimo no lo permite, debe aguardarse a que concurran las mejores circunstancias. Las ideas más importantes, acuden a nuestra mente en cualquier otra situación y no precisamente frente a la página en blanco. La página en blanco, en determinados momentos, es un reto hasta para los escritores más connotados.

La redacción de un trabajo tiene varias etapas. Primeramente se formula una especie de borrador con base en el esquema planteado. La redacción inicial siempre contiene una serie de errores que deben corregirse en las etapas sucesivas. En el momento de la redacción final se debe analizar el uso de giros idiomáticos, la sintaxis, la concatenación lógica de los párrafos, el tratamiento y la relación entre las ideas, el uso de los tiempos verbales y de las personas gramaticales, así como la secuencia de las fuentes y su cita correcta. Por lo general cuando redactamos un documento en la primera oportunidad, solemos repetir ideas y palabras en forma frecuente. Por ello en las revisiones posteriores ha de tenerse cuidado de corregir las repeticiones innecesarias.

Zubizarreta expresa sobre este tópico:

"Antes de pretender perfeccionar punto por punto, parte por parte, un trabajo, es preciso que exista el conjunto de una primera redacción, de modo que la idea de producir, desde el principio, cada parte del trabajo en forma perfecta y definitiva, intocable ya, es una utopía. En verdad, cualquier trabajo, el más sencillo de ellos, nace como una criatura imperfecta y requiere varias revisiones, muchos retoques, antes que podamos considerarlo realmente concluido". (Zubizarreta, 147)

La lectura del texto, la corrección y el mejoramiento del estilo, es parte fundamental de las etapas sucesivas de revisión. Se aconseja el uso del diccionario para salir de dudas de cómo se escribe determinada palabra, así como tener él mano los textos que se citan para verificar que hayan sido transcritos correctamente. Atenerse a la memoria o a la idea visual de cómo se escribe un término, no es lo más aconsejable, aunque sí parece ser lo más usual.

Entre el primer borrador y el texto final, hay una gran diferencia. Cuando el borrador se lee críticamente se le pueden introducir mejoras importantes, siempre y cuando no nos dejemos vencer por el cansancio, y pasemos en repetidas ocasiones por encima de los errores sin damos cuenta. Es importante dar a leer a alguna persona nuestro trabajo, para escuchar de ella su punto de vista y sus sugerencias en cuanto a forma y fondo.

La forma se refiere a la estructura de la redacción; tal como se indicó, es el enlace lógico de cada una de sus partes. Sintaxis, redacción, estilo, uso de fuentes, lógica del índice, presentación de cuadros y gráficos y precisión en el uso de los términos nos indican una cuidadosa elaboración. El uso de conceptos, el desarrollo del tema, la fundamentación teórica y empírica de una idea o conjunto de ideas, el desarrollo de una hipótesis de trabajo y los objetivos y variables que la acompañan, son elementos inherentes al fondo. El fondo implica conocimiento y rigurosidad en el tratamiento de un determinado tema de estudio. El fondo de un asunto es la experiencia vertida en el análisis y la síntesis de los hechos. Es el criterio exteriorizado con lógica, coherencia y suma de razonamientos.

Como ya se ha afirmado, fondo y forma se complementan y no son excluyentes entre sí. Una buena idea que no se desarrolla adecuadamente, queda en una expresión incompleta. Al no poder ser comunicada con propiedad, pierde su efecto, por cuanto el lector juzga el fundamento de la idea por la forma en que se presenta. La forma es su carta de presentación.

La forma corresponde a la expresión de estructura de un informe, pero puede resultar inacabado en su desarrollo y fundamentación lógica, si este careciera de un fondo convincente. Si el informe carece de contenido y lógica, será desestimado por la poca profundidad en el tratamiento del asunto del que se trata.

Claridad y sencillez, son indicadores de que quien expresa las ideas las conoce con bastante precisión. No necesariamente la forma recargada y estilizada, significa que estamos frente a un excelente documento. Es por ello que en las etapas de revisión, ha de tenerse cuidado de que el documento sea claro y sencillo, lo cual no ha de implicar simpleza y ligereza en la expresión. Sobre este aspecto Umberto Ecco apunta:

"Si leéis a los grandes científicos o a los grandes críticos veréis que, salvo pocas excepciones, son siempre clarísimos y no se avergüenzan de explicar bien las cosas". (U. Ecco,178)

Por supuesto que un informe de carácter técnico se desarrolla con lenguaje de la disciplina y con base en los principios de esta.

Es común que algunas personas en el momento de redactar no encuentran cómo hacer la relación con los datos que poseen. El esfuerzo de recopilar información y de contar con datos precisos, a veces no se ve reflejado en el informe. Cuando se redacta, es necesario hacer un esfuerzo por sintetizar y reunir los datos que más interesan para el desarrollo del tema. Muchos informes se limitan a describir repetitivamente, por ejemplo, lo que dicen los cuadros contenidos en él. Ha de realizarse también un esfuerzo por combinar los datos y reinterpretarlos sobre bases lógicas mediante interrelaciones de interés para el lector. Si el cuadro muestra una población de fumadores por edad y sexo, resulta que en la redacción del texto se repite sin ningún aporte cuáles fueron los resultados del total de fumadores por sexo y edad. Si seguidamente se presenta la misma población distribuida por regiones y por sexo, la descripción se limita a decir lo mismo, sin intentar relacionar lo presentado en el primer cuadro con el segundo. Relacionar, extraer nuevas ideas y sintetizar es el propósito de este tipo de redacción.

Referencia importante es que los cuadros y los gráficos mantengan uniformidad de presentación en el texto. El título de un cuadro o de un gráfico debe ser claro y expresar exactamente lo que contiene el cuadro y forma de presentación de los datos. La uniformidad de presentación también se ha de dar en las citas bibliográficas, de tal modo que correspondan a un mismo patrón. Ello vale también para presentar los títulos, subtítulos y cualquier otro elemento que exija uniformidad. Profesores o editores suelen marcar la pauta de cómo presentar un texto, de tal modo que antes de hacerlo es importante conocer las reglas del juego.

Todos los datos son muy valiosos en el momento de realizar la exposición y las interpretaciones, sin embargo esos datos presentados en forma de cuadros, gráficos o referencias consultadas, no deben suplir el propio aporte de la persona que redacta:

"El hecho de que los datos deban permanecer como pruebas de cada generalización no es obstáculo para que las generalizaciones científicas, fruto de la labor interpretativa de la inteligencia, sean las que aparezcan en primer plano y que los datos aparezcan como elementos al servicio de la reconstrucción intelectual. Ninguno de los datos, en su estricta individualidad, tiene derecho absoluto a aparecer tal y cual aparece en la ficha, ni mucho menos, en el primer plano del cuerpo de nuestro trabajo". (Zubizarreta, 145).

El segundo borrador

La primera versión de un texto no es acabada; esta debe sufrir modificaciones. Por lo general al leer la primera versión, se deben excluir aquellas ideas que parecen repetitivas, las que no están muy claras o las que se expresen mediante una estructura defectuosa producto de la redacción inicial. También se deben ampliar aquellas partes que consideramos están tratadas en forma parcial, o que no están debidamente tratadas por falta de información o porque en la primera versión se consideraba que lo expuesto era suficiente. En esta segunda versión se han de sistematizar las citas y todas las referencias bibliográficas, de tal forma que dentro del texto respondan todas a un mismo estilo de presentación.

La lectura crítica de este segundo borrador le va a dar consistencia al trabajo final. Dejar reposar lo que se ha escrito, es un buen consejo de quienes se han destacado en el arte de escribir.

La ampliación de criterios, el análisis y la autocrítica son parte de una segunda lectura y de las lecturas subsecuentes que se ameriten para dar por concluido un informe.

La presentación oral

Muchas veces el informe no solamente debe presentarse en forma escrita, sino que debe hacerse ante personas que ya sea que conozcan del tema o bien sea la primera ocasión que lo escuchen.

En la presentación oral del informe, es importante considerar el tipo de público que lo va a escuchar, a fin de prepararse suficientemente para realizar una exposición consistente y para responder cualquier pregunta o para atender los comentarios que se deriven de lo expresado.

Es necesario tener en cuenta el tiempo asignado para la presentación. No siempre el expositor decide sobre cuánto tiempo va a tardar su exposición, sino que otros son los que le indican los límites. De tal forma que el expositor siempre ha de respetar el tiempo acordado, por consideración a quienes escuchan, para dejar espacio al debate o para que otro expositor continúe con la actividad. Se cae en el error de hacer las presentaciones con la atención dirigida exclusivamente a las ayudas audiovisuales sin contacto visual con el público.

El buen uso del tiempo requiere capacidad de síntesis y adecuado manejo de las ayudas audiovisuales que se pudieran necesitar. La síntesis se refiere a comunicar lo esencial del informe, sin perder la unidad de su mensaje. La claridad de las ideas expuestas y la calidad de los argumentos, son elementos básicos de una adecuada estructuración del mensaje oral. La firmeza del contenido del mensaje, pasa por el dominio del tiempo asignado, la claridad de exposición y la capacidad de síntesis.

Las ayudas audiovisuales, son precisamente solo eso: ayudas. En ningún caso las ayudas sustituyen la argumentación. El expositor se debe concentrar más en el contacto visual con el público, que en el apego al texto o la imagen de sus ayudas audiovisuales.

Las ayudas audiovisuales tienen que ser muy concretas, cuidadosamente presentadas y sin recargos excesivos. Las personas del auditorio tienen que tener la oportunidad de verlas desde el lugar en donde están ubicadas.

En el momento de contestar las preguntas, la persona que expone debe ser clara, firme, respetuosa y comprensiva. Como pueden haber reacciones favorables con lo que se expone, también pueden surgir reacciones en contrario. Para ello se debe mantener la ecuanimidad, la objetividad y el razonamiento, a sabiendas de que de la discusión siempre se obtendrán nuevos conocimientos. El expositor debe mostrar flexibilidad para aceptar sugerencias, correcciones o nuevas interpretaciones.

Ante una audiencia, un buen informe escrito puede dar al traste con el contenido del mensaje, si no es acompañado de una convincente exposición. No todos quienes escuchan un informe lo han leído previamente, sino que sus juicios parten de lo que en ese momento están escuchando.

La exposición convincente no es la de pose demagógico o la llena de gestos y palabrería, o la que se realiza con aparataje tecnológico sofisticado, sino la que se logra mediante una comunicación eficiente, por respetuosa y fundamentada. Una exposición convincente es la que lleva claridad en el mensaje.