RESUMEN DE HALLAZGOS
Los
Hallazgos constituye un apoyo en la determinación de los atributos de un
hallazgo, así como para valorar su importancia y establecer conclusiones y
recomendaciones de los asuntos determinados en el estudio de auditoria
efectuado. También se introduce la posibilidad de valorar las estrategias para
dar a conocer dichos hallazgos a la Administración.
El
modelo que se propone, es una guía básica para el análisis de la información. En
el evento de que la Auditoría Interna, como parte de sus procedimientos
internos, disponga de algún instrumento similar que supla este requerimiento,
no es necesario el uso de este modelo.
Elementos que comprende el resumen de
hallazgos
El
resumen de hallazgos constituye un proceso anterior a la redacción del tipo de
producto que el auditor o encargado debe preparar al finalizar la etapa de
examen, por lo tanto, a pesar de que la información suministrada también sirve
de base para la redacción, el formato de las anotaciones en la citada hoja
(véase cuadro adjunto) debe ser esquemático, concreto y con ideas principales
que sirvan de base para la discusión y aprobación de los hallazgos por parte
del equipo de trabajo. Al elaborar la hoja resumen, se debe definir la
condición, el criterio, las causas y los efectos de cada hallazgo, así como
otros elementos asociados, para lo cual debe atender los siguientes conceptos
contenidos en ella:
1) Condición
Constituye la situación encontrada respecto de una operación, actividad
o transacción. La condición refleja el grado en que los criterios están siendo
logrados o aplicados.
2) Criterio
Es la norma, valor o medida contra la cual se compara los resultados
(condición) obtenidos al ejecutar el programa.
3) Efecto
Es el resultado o consecuencia real o potencial que resulta de la
comparación entre la condición y el criterio que debió ser aplicado. En la
redacción del producto del estudio realizado, los efectos deben desarrollarse
al punto de que justifiquen la recomendación y en la medida de lo posible deben
definirse en términos cuantitativos. Su establecimiento ayuda a demostrar la
necesidad de acción correctiva y provee evidencia sobre la importancia del
hallazgo.
4) Causa
Es la razón o razones fundamentales por las cuales se presentó la
condición, o es el motivo por el que no se cumplió el criterio o norma. Cuando
se redacta el producto, la causa debe ser desarrollada hasta el punto donde su
corrección prevenga la recurrencia de un hallazgo negativo o fortalezca las
acciones de la Administración respecto a determinadas operaciones.
5) Conclusiones
Las conclusiones son deducciones lógicas consecuencia de los hallazgos
encontrados, establecen si los objetivos del estudio han sido alcanzados y
deben ser formuladas con absoluta independencia de criterio, objetividad, claridad
y responsabilidad. Los miembros del equipo son individualmente responsables por
las conclusiones preparadas sobre el trabajo realizado por cada uno y los
criterios que han aplicado. Todas las conclusiones resultado de la
investigación deben ser revisadas por el Auditor o encargado del equipo.
6) Recomendaciones
El propósito de las recomendaciones es establecer las mejoras
necesarias para prevenir, corregir o fortalecer las situaciones observadas
durante el estudio. Deben estar directamente relacionadas con las causas
determinadas en los hallazgos.
7) Fundamentos
apropiados
Se debe evaluar la evidencia recopilada que sustenta los resultados del
estudio, con el fin de verificar que se encuentran fundamentados
apropiadamente. En caso negativo se evalúa la posibilidad de establecer
procedimientos adicionales para recopilar la evidencia necesaria.
8) Estrategia
de reporte
Con base en el análisis de los elementos anteriores, se indica la
estrategia que se podría utilizar para comunicar esos resultados a la
Administración, que puede ser mediante productos parciales por proyecto o un
solo producto final.
Niveles de confección y
aprobación del documento
La
hoja resumen de hallazgos será elaborada y revisada por los funcionarios
competentes, de acuerdo con la organización de la Auditoría Interna.
