INFORME GERENCIAL

INFORME GERENCIAL

Importancia de Informe Gerencial.

Es el conjunto de estrategias comerciales plasmadas en una proyección de Estados Financieros que permiten guiar todas las actividades empresariales de manera confiable hacia sus objetivos”

Es un resumen bien puntual del comportamiento de (cualquier producto) donde se hacen comparativos, crecimientos o decrecimientos de algo y muestra posibilidades o acciones para lograr resultados favorables, allí observar oportunidades y muestras planes de acción. Este informe gerencial se resume en planificar, coordinar, dirigir desde un histórico y allí evaluar los comportamientos estacionales por seguimiento continuo.

Un plan de negocios define su empresa con precisión, identifica sus metas y sirve como Plan Maestro.

Los componentes mínimos incluyen (Fase I)

ü  Balance General

ü  Proyección del balance

ü  Estado de Pérdidas y Ganancias E&PG

ü  Proyección del E&PG

ü  Flujo de efectivo proyectado a un año mínimo

ü  Estado de origen y aplicación de fondos

ü  Punto de Equilibrio positivo

ü  TIR,VAN

ü  Análisis de ratios financieros

El plan de negocios lo ayudara a:

ü  Asignar los recursos de forma apropiada

ü  Manejar complicaciones imprevistas

ü  Tomar buenas decisiones para el negocio.

Un buen plan de negocios es un documento importante para los accionistas, los bancos y la administración de la empresa, proporcionando información organizada y especifica de la situación financiera de la misma.

Problemas comunes al no tener un Plan de Negocios

ü  Las utilidades disminuyen

ü  La liquidez disminuye

ü  Los pasivos aumentan

ü  Falta capacidad de endeudamiento

ü  Fuerza de ventas inadecuada

ü  Capacidad limitada de producción

Cuando las utilidades tienden a disminuir la explicación mas frecuentes de los administradores es:

ü   

ü  La competencia está creciendo

ü  La inflación se nos lleva las utilidades

Cuando a veces cíclicamente y a veces constantemente la liquidez de la empresa tiende a disminuir los administradores informan:

ü   

ü  Las ventas están disminuyendo

ü  Los clientes no pagan

ü  Los Bancos no prestan

Cuando la relación activo pasivo comienza a disminuir producto del constante endeudamiento no productivo los administradores informan:

ü  Tenemos dificultades para cancelar nuestros pasivos

ü  Los Bancos no desean refinanciar nuestros pasivos

ü  Los accionistas no desean reinvertir en la empresa

ü  Los acreedores nos presionan y nos limitan los pedidos

Cuando las ventas mejoran algunas veces es necesario que se reinviertan valores en maquinarias, inventarios y endeudamiento externo.

Lo que implica nuevas fuentes de recursos que no siempre se pueden conseguir dentro del tiempo requerido por falta de una planificación adecuada.

Es importante establecer si la fuerza de ventas es la correcta, y que el personal de la empresa tiene el nivel de competencia. Muchas organizaciones no incrementan las ventas en los niveles deseados debido a que su personal no responde a las expectativas de la alta gerencia.

En consecuencia, un análisis oportuno de puestos y definición de funciones es un requisito indispensable para que la organización pueda alcanzar sus metas.
(Este analisis se debe incluir en la proyeccion del estado de pérdidas y ganancias)
La razón de ser de una organización está directamente relacionada con su sistema de producción y servicios, el cual debe ser capaz de responder a las expectativas del mercado en cuanto a cantidad, calidad y precio.
Para lograr este objetivo las empresas deben tener los procedimientos adecuados y el personal entrenado para mantener y mejorar la eficiencia que permita controlar los costos y gastos de producción.

Los gerentes o administradores dependen de medios formales e informales para obtener los datos que requieren para tomar decisiones.

La información formal llega a manos de los gerentes mediante informes administrativos y estadísticas de rutina.

Estos informes son estandarizados, se producen regularmente y constituyen la parte más visible de lo que se denomina Sistema de Información Gerencial (SIG).

La información informal incluye rumores y discusiones no oficiales con sus colegas. La experiencia personal, educación, sentido común, intuición y conocimiento del medio social y político, son parte de los medios informales de recolectar datos.

Informes Gerenciales

Esta información tiene vital importancia para quienes administran empresas y desean cotejar el tipo de información que reciben de sus diferentes departamentos.
También para ayudar a resolver problemas empresariales de gestión.
Los informes gerenciales están íntimamente relacionados con la información clave que necesita la gerencia y lo socios para conocer y hacer seguimiento al resultado de la gestión y procesos de una empresa en un tiempo determinado, algunos pueden ser diarios, semanales, trimestrales, anuales.

Con la velocidad de las comunicaciones y la automatización de los procesos la información adecuada debería recibirla la gerencia diariamente. Para evitar recibir información que no se tiene tiempo de leer, los puntos claves deberían ser muy concretos y prácticos, dependiendo de quien la recibe y la responsabilidad con que actuara según estos datos.

INFORME DE AUDITORIA EXTERNA

AUDITORIA EXTERNA

La auditoria Externa es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado por un Contador Público sin vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinión independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento. El dictamen u opinión independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la información generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pública, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la información examinada.

La Auditoría Externa examina y evalúa cualquiera de los sistemas de información de una organización y emite una opinión independiente sobre los mismos, pero las empresas generalmente requieren de la evaluación de su sistema de información financiero en forma independiente para otorgarle validez ante los usuarios del producto de este, por lo cual tradicionalmente se ha asociado el término Auditoria Externa a Auditoria de Estados Financieros, lo cual como se observa no es totalmente equivalente, pues puede existir Auditoria Externa del Sistema de Información Tributario, Auditoría Externa del Sistema de Información Administrativo, Auditoria Externa del Sistema de Información Automático etc.

La Auditoría Externa o Independiente tiene por objeto averiguar la razonabilidad, integridad y autenticidad de los estados, expedientes y documentos y toda aquella información producida por los sistemas de la organización.

Una Auditoría Externa se lleva a cabo cuando se tiene la intención de publicar el producto del sistema de información examinado con el fin de acompañar al mismo una opinión independiente que le dé autenticidad y permita a los usuarios de dicha información tomar decisiones confiando en las declaraciones del Auditor.

Una auditoría debe hacerla una persona o firma independiente de capacidad profesional reconocidas. Esta persona o firma debe ser capaz de ofrecer una opinión imparcial y profesionalmente experta a cerca de los resultados de auditoria, basándose en el hecho de que su opinión ha de acompañar el informe presentado al término del examen y concediendo que pueda expresarse una opinión basada en la veracidad de los documentos y de los estados financieros y en que no se imponga restricciones al auditor en su trabajo de investigación.

Bajo cualquier circunstancia, un Contador profesional acertado se distingue por una combinación de un conocimiento completo de los principios y procedimientos contables, juicio certero, estudios profesionales adecuados y una receptividad mental imparcial y razonable.

Diferencias entre auditoria interna y externa:

Existen diferencias substanciales entre la Auditoria Interna y la Auditoria Externa, algunas de las cuales se pueden detallar así:

· En la Auditoria Interna existe un vínculo laboral entre el auditor y la empresa, mientras que en la Auditoria Externa la relación es de tipo civil.

· En la Auditoria Interna el diagnóstico del auditor, esta destinado para la empresa; en el caso de la Auditoria Externa este dictamen se destina generalmente para terceras personas o sea ajena a la empresa.

· La Auditoria Interna está inhabilitada para dar Fe Pública, debido a su vinculación contractual laboral, mientras la Auditoria Externa tiene la facultad legal de dar Fe Pública.

INFORME DE AUDITORIA INTERNA

INFORME DE AUDITORIA INTERNA

El informe de auditoría interna es el registro que se deriva de la realización de dicha auditoría, pero podemos hacer de este informe una herramienta que nos permita iniciar más acciones de mejora que la mera corrección de las no conformidades detectadas.

La preparación del informe es responsabilidad del Auditor Jefe, que es en última estancia el encargado de la redacción y / o aprobación de las no conformidades que aparecerán en el informe. Evidentemente, recibirá el apoyo del resto del equipo auditor para realizar el informe con la mayor cantidad de datos posibles, sobre todo aquellos que permitan establecer acciones de mejora.

Sobre la preparación del informe, lo primero que hay que tener en cuenta es que debe realizarse lo antes posible, e intentar no retrasarse másde 15 días. Cuanto más tiempo pasa entre la conclusión de la auditoría y la elaboración del informe, más detalles se olvidan y oportunidades de mejora se pueden quedar sin registrar. Esto también sirve para los auditados, ya que pueden olvidar parte de los comentarios realizados en la auditoría interna.

El contenido mínimo que debería incluirse en el informe de auditoría aparece en la norma ISO 19011, y debería ser:

1.            Objetivo de la auditoría

2.            Alcance de la auditoría (incluyendo procesos, departamentos, delegaciones, etc)

3.            Criterios de auditoría: Normas y Sistema de gestión ante los que comparamos los hallazgos de auditoría.

4.            Equipo auditor, con nombres, apellidos y figura que ocupa en el equipo.

5.            Fechas y lugares en las que se realizó la auditoría

6.            Hallazgos y evidencias de la auditoría: Es muy recomendable que la exposición de los hallazgos y evidencias se hagan siguiendo el orden del Sistema de Gestión y / o de las normas de aplicación, de forma que permita una fácil identificación de los requisitos cumplidos / incumplidos.

7.            Conclusiones sobre el Sistema auditado

8.            Declaración del grado de cumplimiento del sistema auditado sobre los criterios de auditoría

También se puede incluir en el informe:

·                     un listado de distribución del informe de auditoría

·                     la adecuación del plan de auditoría a la realización de la misma

·                     una declaración de confidencialidad de los auditores

·                     las acciones sin resolver entre auditores y auditados

·                     los planes de mejora ya establecidos

·                     los puntos fuertes del Sistema

·                     y los problemas encontrados en el desarrollo de la auditoría (para tener en cuenta en la próxima planificación de auditorías):

o        partes del Sistema de Gestión o de los procesos / departamentos / delegaciones que no se han podido auditar

o        problemas con desplazamientos (aviones, trenes, etc)

o        problemas de manutención de auditores y auditados (alojamiento, comidas, etc)

Auditoria Interna

La auditoría Interna es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado por un profesional con vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de circulación interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Publica.

Las auditorias internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno tiene a su cargo la evaluación permanente del control de las transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los métodos y procedimientos de control interno que redunden en una operación más eficiente y eficaz. Cuando la auditoria está dirigida por Contadores Públicos profesionales independientes, la opinión de un experto desinteresado e imparcial constituye una ventaja definida para la empresa y una garantía de protección para los intereses de los accionistas, los acreedores y el Público. La imparcialidad e independencia absolutas no son posibles en el caso del auditor interno, puesto que no puede divorciarse completamente de la influencia de la alta administración, y aunque mantenga una actitud independiente como debe ser, esta puede ser cuestionada ante los ojos de los terceros. Por esto se puede afirmar que el Auditor no solamente debe ser independiente, sino parecerlo para así obtener la confianza del Público.

La auditoria interna es un servicio que reporta al más alto nivel de la dirección de la organización y tiene características de función asesora de control, por tanto no puede ni debe tener autoridad de línea sobre ningún funcionario de la empresa, a excepción de los que forman parte de la planta de la oficina de auditoria interna, ni debe en modo alguno involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa, pues su función es evaluar y opinar sobre los mismos, para que la alta dirección toma las medidas necesarias para su mejor funcionamiento. La auditoria interna solo interviene en las operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca en las operaciones y decisiones de la organización a la cual presta sus servicios, pues como se dijo es una función asesora.

Diferencias entre auditoria interna y externa:

Existen diferencias substanciales entre la Auditoria Interna y la Auditoria Externa, algunas de las cuales se pueden detallar así:

· En la Auditoria Interna existe un vínculo laboral entre el auditor y la empresa, mientras que en la Auditoria Externa la relación es de tipo civil.

· En la Auditoria Interna el diagnóstico del auditor, esta destinado para la empresa; en el caso de la Auditoria Externa este dictamen se destina generalmente para terceras personas o sea ajena a la empresa.

· La Auditoria Interna está inhabilitada para dar Fe Pública, debido a su vinculación contractual laboral, mientras la Auditoria Externa tiene la facultad legal de dar Fe Pública.

CARACTERISTICAS, OBJETIVOS E INFOMACION DEL INFORME

Caracteristicas de los Informes

Un informe necesita ser claro y preciso, además debe contar con la cantidad de detalles suficientes como para que cualquier persona que lo lea por primera vez pueda comprender a cabalidad aquello que se trata a través del proyecto y el estado de avance que este ha alcanzado.

Debido a que todo informe hace alusión a un proyecto en particular y va dirigido a las más diversas personas o entidades, es usual que cada uno posea requerimientos específicos. Sin embargo, en términos generales, un buen informe debe contar con ciertos elementos básicos compuestos por una página titular, un abstracto o resumen, un índice o tabla de contenidos, la introducción, la metodología, los resultados, las conclusiones, la bibliografía y los anexos.

Objetivo de los Informes

El propósito del informe, como su propio nombre indica, es informar. Sin embargo, los informes pueden incluir elementos persuasivos, tales como recomendaciones, sugerencias u otras conclusiones motivacionales que indican posibles acciones futuras que el lector del informe pudiera adoptar. Los informes pueden ser públicos o privados y tratan a menudo sobre preguntas planteadas por individuos del gobierno, los negocios, la educación o la ciencia.

Información

Un sistema de información es un conjunto organizado de elementos, que pueden ser personas, datos, actividades o recursos materiales en general. Estos elementos interactúan entre sí para procesar información y distribuirla de manera adecuada en función de los objetivos de una organización.

Desde un punto de vista empresarial, los sistemas de información pueden clasificarse de diversas formas. Existen, por ejemplo, sistemas de procesamiento de transacciones (que gestionan la información respecto a las transacciones producidas en una empresa), sistemas de información gerencial (para solucionar problemas empresariales en general), sistemas de soporte a decisiones (analizan las distintas variables de negocio para la toma de decisiones), sistemas de información ejecutiva (para los directivos), sistemas de automatización de oficinas (aplicaciones que ayudan en el trabajo administrativo) y sistemas expertos (que emulan el comportamiento de un especialista en un dominio concreto).

Informes

Una definición de informe es un archivo que se crea mediante el Diseñador de informes o el Generador de informes. Esta definición proporciona una descripción completa de conexiones de orígenes de datos, consultas utilizadas para recuperar datos, expresiones, parámetros, imágenes, cuadros de texto, tablas y cualquier otro elementos de tiempo de diseño que podría incluir en un informe.


Las definiciones de informe se representan en un tiempo de ejecución como un informe procesado. Si bien las definiciones de informe pueden ser complejas, como mínimo especifican una consulta y otro contenido del informe, propiedades del informe y un diseño de informe.